Fonctionnement

A. Survol du programme
B. Comment fonctionne le programme
C. Études de cas sur les projets d'achat
D. Comment fonctionne le financement
E. Critères d'admissibilité
F. Exigences de rapports de projet
G. Comment faire une demande

H. Évaluation
I. Échéanciers
J. Téléchargements
K. Personnes-ressources

Veuillez noter que les demandes pour ce programme ne sont présentement pas acceptées. 

A. Survol du programme

Le programme REAMI (Ressources pour l’évaluation, l’adoption et la mise à profit des innovations technologiques dans le secteur de la santé) soutient les organismes de soins de santé de l’Ontario qui souhaitent utiliser des méthodes d’approvisionnement en innovations afin de rendre plus efficaces la sélection et l’achat de produits et services médicaux novateurs.  

L’achat de produits et services technologiques novateurs par le secteur de la santé pourrait améliorer la qualité des soins aux patients et optimiser les ressources à long terme. Il présente également l’avantage de stimuler l’innovation au sein de l’économie en permettant au marché de répondre aux besoins actuels et futurs de la fonction publique. La pratique courante des organismes d’achat consiste à lancer des appels d’offres publics comportant des spécifications de produits détaillées et les modalités financières afférentes. Lorsqu’elles sont trop détaillées, cependant, les spécifications ont pour effet de restreindre l’éventail de solutions proposées et le type de fournisseurs admissibles. Il en résulte des améliorations graduelles plutôt qu’une innovation qui marquerait une avancée majeure.

Le soutien offert par l’entremise du programme REAMI permettra aux organismes de soins de santé :

  • de repérer et d’acquérir des technologies innovantes en vue de résoudre les défis prioritaires du système de santé;
  • d’étoffer leurs capacités et leurs compétences internes au chapitre de l’utilisation de nouvelles méthodes d’achat;
  • de diffuser leurs connaissances et leurs pratiques exemplaires concernant l’approvisionnement en innovations parmi leurs homologues;
  • d’être vus comme des leaders de l’innovation en Ontario et ailleurs dans le monde.

Les projets d’achat d’innovations doivent servir à renforcer les capacités des organismes prestataires de soins de santé et des innovateurs de la technologie médicale en ce qui concerne le recours à des spécifications axées sur les résultats. Lorsque les données le justifient, ces projets doivent directement mener à l’achat d’innovations. Les innovateurs de la technologie médicale ne peuvent participer au projet de façon officielle avant d’avoir répondu à une demande de qualification (ou autre appel du même type) lancée après la mise en marche du projet.

Le programme REAMI n'accepte pas présentement les demandes.

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B. Comment fonctionne le programme

En s’appuyant sur certaines méthodes d’achat d’innovations, les organismes de soins de santé seront en mesure de définir et de mettre en œuvre un processus d’approvisionnement adapté, dans le but de trouver des solutions à leurs défis les plus complexes. Les méthodes d’achat d’innovations reconnues comprennent, de façon non limitative :

  • l’approvisionnement en matière de recherche et développement (R-D)
  • le partenariat d’innovation
  • le concours de conception
  • le dialogue compétitif
  • le processus concurrentiel avec négociation
  • le processus concurrentiel favorable à l’innovation 

Le financement offert dans le cadre du programme REAMI se destine aux activités menées par un organisme de soins de santé établi en Ontario, touchant à la conception, à la mise au point et à l’application d’un processus d’achat d’innovations. Font partie des activités admissibles : la formation du personnel, la rédaction et l’examen de documents d’approvisionnement, la tenue de séances d’information pour les fournisseurs, la préparation d’ententes et de contrats, et la transmission des connaissances.

Précision importante, le recours à des spécialistes de l’achat d’innovations et à d’autres professionnels fait partie des usages prévus des fonds du REAMI. Ces spécialistes aideront les équipes de projet à choisir la méthode la plus appropriée et les conseilleront tout au long du processus d’approvisionnement.

Les projets REAMI doivent déboucher sur l’achat d’un produit ou d’un service novateur par l’organisme de soins de santé qui fait la demande. L’organisme ne peut toutefois utiliser les fonds du programme pour la transaction d’achat elle-même.

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C. Études de cas sur les projets d’achat 

Les demandeurs retenus seront invités à collaborer avec les CEO et le partenaire universitaire chargé des études de cas (le World Health Innovation Network (WIN) - lien vers un site web en anglais)  pour faire part de leur expérience et de leurs perceptions à l’égard du projet d’achat d’innovations financé. Cette recherche vise :

  • à constituer un portefeuille d’études de cas qui consigne les résultats tangibles, les impacts et les principaux enseignements découlant des processus d’achat d’innovations dans le système de santé;
  • à décrire l’incidence des cadres stratégiques sur les processus d’achat d’innovations et sur leurs résultats;
  • à réunir des éléments factuels qui éclaireront l’élaboration de politiques favorables à l’achat d’innovations dans la province;
  • à repérer, dans l’ensemble du système de santé, les besoins en matière de renforcement des capacités et de compétences relatives aux modèles et aux processus d’achat d’innovations;
  • à dégager les obstacles, les atouts et les principaux facteurs de succès (ex. politiques, outils, participation des consommateurs, participation et leadership des fournisseurs), dans le but d’accélérer l’adoption de produits et de services novateurs dans le secteur public de la santé.
  • à diffuser les leçons apprises, les résultats et l’impact du projet d’achat auprès des divers groupes d’intervenants du système de santé de l’Ontario afin d’y développer les capacités sur le plan de l’innovation et de l’augmentation d’échelle.

Les demandeurs sélectionnés seront mis en contact avec l’équipe de recherche du WIN (présidente, Anne Snowdon), qui communiquera ensuite avec les responsables de projet pour leur décrire les protocoles de recherche et obtenir leur consentement à participer. Les protocoles de recherche comprendront des entrevues, des analyses de documents et l’observation d’activités de projet.

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D. Comment fonctionne le financement 

Demandeur (obligatoire) : Un ou plusieurs organismes de soins de santé de l’Ontario financés par les fonds publics. Font partie des demandeurs admissibles du système de santé public : les équipes de santé, les fournisseurs de soins communautaires, les foyers de soins de longue durée et les hôpitaux. L’organisme de soins de santé doit fournir les ressources humaines et pécuniaires nécessaires à la réalisation des activités et des jalons prévus du projet REAMI. Il doit également s’engager à faire l’achat du produit ou du service technologique choisi au terme du processus d’achat d’innovations.

Le financement du programme REAMI servira à rembourser 95 pour cent des dépenses de projet admissibles jusqu’à concurrence de 1 000 000 $. Les équipes des projets REAMI peuvent engager des dépenses pendant une période d’au plus 24 mois.

Les fonds alloués aux projets seront remis à l’organisme de soins de santé qui a présenté la demande. Le demandeur principal s’occupera à son tour de rembourser les dépenses de ses partenaires de projet, le cas échéant.

Versement des fonds : Les CEO couvriront 95 pour cent des coûts de projet admissibles. Une fois les coûts approuvés, les CEO verseront une avance de 25 pour cent. Les versements ultérieurs seront autorisés après réception des pièces justificatives et après réception et approbation des rapports d’étape. Un dernier versement de 10 pour cent aura lieu au terme du projet, après réception du rapport final, du rapport financier, des résultats et de l’attestation du ou des partenaires concernant l’utilisation des fonds.

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E.Critères d’admissibilité

I) Admissibilité du demandeur
II) Admissibilité du projet
III) Utilisation admissible des fonds 

I) Admissibilité du demandeur

  • Le demandeur est un organisme de soins de santé de l’Ontario financé par les fonds publics.
  • L’organisme de soins de santé est désigné comme demandeur principal et s’engage à fournir les ressources nécessaires pour mener à bonne fin le processus d’achat d’une solution.
  • L’organisme de soins de santé doit s’engager à acheter la solution trouvée au cours du processus d’achat d’innovations dans une lettre d’intention non contraignante signée par la haute direction.
  • Le demandeur doit être en règle avec les CEO sur le plan financier comme sur le plan des rapports.
  • Les participants acceptent de fournir aux CEO des indicateurs relatifs au projet et des rapports d’étape.
  • Les participants seront invités à coopérer avec les CEO et l’équipe de recherche de WIN (le partenaire universitaire chargé de l’étude de cas) à l’élaboration d’une étude de cas sur le projet d’approvisionnement financé.

II) Admissibilité du projet

  • Les projets doivent utiliser une méthode d’achat d’innovations afin de repérer et d’acheter une solution qui répond à un problème soulevé par l’organisme (ou les organismes) de soins de santé.
  • Les projets peuvent s’échelonner sur une période maximale de 24 mois.

III) Utilisation admissible des fonds

Veuillez consulter le document Dépenses admissibles pour tous les détails (document est en anglais). 

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F. Exigences de rapports de projet

I) Rapports d’étape et demandes de remboursement :

  • Un rapport d’étape, comprenant un bilan des progrès réalisés, une attestation des dépenses ainsi qu’une attestation financière, est exigé au 9e mois et, le cas échéant, au 18e mois du projet. L’organisme qui a présenté la demande recevra un avis accompagné d’un lien lui permettant de soumettre ce rapport au moyen du système AccessOCE des CEO. Le versement des fonds au titre des dépenses admissibles ne sera autorisé qu’une fois ce rapport reçu et approuvé par les CEO.

Remarque : Les demandeurs doivent impérativement conserver les preuves d’achat, les reçus et tous les justificatifs pertinents relatifs aux dépenses admissibles et les joindre au rapport d’étape et à la demande de remboursement. 

II) Rapport final et demandes de remboursement :

  • Un rapport final, comprenant un bilan des progrès réalisés, une attestation des dépenses ainsi qu’une attestation financière, est exigé au terme du projet. Quarante-cinq jours avant la date prévue d’achèvement du projet, le demandeur recevra un avis de fin de projet par l’intermédiaire du système AccessOCE des CEO, accompagné d’un lien permettant de soumettre le rapport final et la demande de remboursement; s’il le désire, le demandeur pourra utiliser ce lien pour commencer tout de suite à saisir les données.
  • Si une prolongation du délai s’avère nécessaire, le demandeur doit impérativement en faire la demande dans le système AccessOCE, en passant par l’onglet « Project Administration » de son dossier de projet. 
  • À la date prévue d’achèvement du projet, le demandeur recevra, par le biais du système AccessOCE, un nouvel avis accompagné d’un lien l’invitant à soumettre le rapport final et la demande de remboursement.
  • Tous les rapports finaux exigés des demandeurs doivent être soumis dans les 30 jours suivant l’achèvement du projet aux fins du remboursement des dépenses admissibles et du maintien d’une situation financière en règle auprès des CEO. 
  • Lorsqu’une remise précoce des rapports est indiquée, il est possible d’en faire la demande par courriel auprès du bureau d’administration des projets des CEO, à project-administration@oce.zendesk.com.

III) Sondage sur les indicateurs :

  • Si le projet se poursuit au-delà d’un exercice financier (le 31 mars), le demandeur et le ou les partenaires de l’industrie devront remplir le sondage sur les indicateurs des CEO, en avril de chaque année, pour la portion du projet terminée depuis le 31 mars précédent. Ce rapport annuel est obligatoire pour que les CEO remplissent les conditions de leur contrat avec le ministère de la Recherche et de l’Innovation. Tous les partenaires doivent produire leurs rapports sur les indicateurs de manière à maintenir une situation financière en règle auprès des CEO.

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G. Comment faire une demande 

Les organismes publics de soins de santé qui souhaitent faire une demande dans le cadre du programme REAMI sont encouragés à prendre contact avec un gestionnaire en développement commercial des CEO ou avec la gestionnaire de l’achat d’innovations. La demande doit être lancée par l’un de ces gestionnaires, lequel sera également responsable d’assurer la surveillance des éléments de projets approuvés qui relèvent des CEO. 

Seules seront acceptées les demandes présentées au moyen du système en ligne des CEO. Les questions à aborder dans la proposition doivent y être jointes. Toutes les exigences relatives à la présentation de la demande (y compris les responsables du projet, le sommaire pour diffusion publique, les classifications, le budget, les jalons et la composition de l’équipe) sont indiquées.

C’est un gestionnaire en développement commercial (GDC) des CEO ou un membre de l’équipe de soutien des demandes qui doit lancer la demande dans le système AccessOCE. Cette étape franchie, le demandeur recevra les données de connexion qui lui permettront de préparer la demande. Avant de la soumettre, il DOIT en faire confirmer l’admissibilité et la pertinence par son GDC. Une fois cette approbation obtenue, le demandeur ou le GDC pourra soumettre la demande.

Veuillez compter au moins une semaine avant la date limite de présentation des demandes pour les étapes du lancement de la demande et de son approbation par le GDC. Si la demande est entamée moins d’une semaine avant la date limite, le GDC risque de manquer de temps pour vérifier la demande et donner son approbation.

Les demandes complètes et admissibles visant le REAMI feront l’objet d’une évaluation par un panel externe composé d’experts du domaine. L’examen des demandes et les décisions de financement se dérouleront conformément aux échéanciers fournis ci-après, à la section H. Les demandeurs retenus devront signer l’entente de financement des CEO dans les 30 jours de l’avis d’acceptation.

Une copie de l’entente de financement des CEO peut être téléchargée pour en faciliter la consultation. Ce formulaire n’est pas à remplir; une copie de l’entente sera produite par notre système de gestion en ligne et vous sera envoyée dès que votre projet sera approuvé.

H. Évaluation

Les CEO examineront les demandes afin de déterminer leur admissibilité. Les projets sortant du cadre du programme ne seront pas admissibles et pourront être redirigés vers un programme partenaire, selon le cas.

Après avoir vérifié à l’interne que les demandes soumises par l’intermédiaire du portail AccessOCE sont complètes, recevables et conformes sur le plan de l’utilisation des fonds prévue, les CEO les transmettront à un panel de révision externe compétent en la matière en vue de leur évaluation. Les demandes feront l’objet d’un examen en fonction des objectifs du programme et des critères d’évaluation afférents. Les membres du panel externe signeront une entente de non-divulgation avant de lire les propositions. La décision de financement ultime revient aux CEO.

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I. Échéanciers

Activité

Dates

Appel de demandes


20 janvier 2017

*Suivre le lien vers le formulaire de demande dans la section ‘Comment faire une demande’.

Atelier sur la participation précoce du marché et sur l’approvisionnement 

23 février 2017

Date limite de présentation des demandes 

20 mars 2017

Invitation à présenter la demande au panel de révision externe 

27 mars 2017

Réunion du panel de révision externe 

20 avril 2017

Avis d’acceptation

Mai 2017

Annonce publique des résultats

Juin 2017

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J. Téléchargements

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K. Personnes-ressources 

Pour les questions touchant aux projets, y compris pour obtenir de l’aide en vue de présenter une demande, veuillez communiquer avec un gestionnaire en développement commercial de votre région. 

Pour les questions relatives à l’atelier, aux conditions d’admissibilité, aux contrats et au versement des fonds, veuillez communiquer avec Jennifer Moles, gestionnaire – Achat d’innovations, à jennifer.moles@oce-ontario.org

Pour les questions d’ordre général concernant le système de demande en ligne et le formulaire de demande, veuillez vous adresser à l’équipe de soutien des demandes, au (416) 861-1092, poste 2400 ou à application-support@oce.zendesk.com

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