Questions les plus fréquentes

Admissibilité des dépenses/Utilisation des fonds

1. Ai-je besoin de l’approbation préalable des CEO si j’ai l’intention d’utiliser des fonds des CEO pour des voyages à des conférences hors du Canada?

Oui. Les voyages hors du pays ne sont pas une dépense admissible dans la plupart des programmes des CEO. Veuillez fournir des justificatifs y compris le but du déplacement, l’estimation des coûts, la date et la destination, afin d’éviter tout délai dans l’approbation de votre demande. Veuillez noter aussi que le billet d’avion doit être acheté au tarif le plus bas disponible. Si vous avez besoin de précisions, veuillez consulter les CEO avant de soumettre votre demande.

2. Quel pourcentage de dépenses en capital est acceptable dans le budget d’un projet?

Il n’y a pas de pourcentage prédéterminé. Les CEO approuvent les dépenses en capital au cas par cas et seuls des montants de prorata de dépenses en capital sont admissibles. Les demandeurs doivent fournir une justification détaillée pour de telles dépenses.

3. Que se passe-t-il si des dépenses non admissibles sont imputées à une subvention?

Cela serait en contravention des termes de l’entente signée. Les CEO ne couvriront pas de telles dépenses. Veuillez noter que les demandeurs  et institutions/entreprises doivent signer une attestation d’utilisation des fonds dans le cadre du rapport final de projet complété.

4. Peut-on utiliser les fonds des CEO pour des dépenses rétroactives faites avant l’approbation de la demande par les CEO?

Les CEO n’encouragent pas les demandeurs à imputer des coûts à leurs projets avant d’avoir l’approbation de leur demande de la part des CEO. Cependant, dans des cas exceptionnels, lorsqu’il est urgent d’effectuer une dépense avant même l’approbation officielle du financement – mais pas avant la date de la demande – une telle dépense sera autorisée à condition qu’elle ait été comprise dans la proposition. Veuillez noter que les CEO d’endossent aucune responsabilité quant à tous les coûts engagés si la demande n’est pas approuvée.

5. Peut-on utiliser les fonds des CEO pour couvrir des dépenses reliées à un événement de Discovery des CEO?

Non. La contribution au comptant des CEO à un projet est faite pour servir à atteindre les étapes et les objectifs du projet.

6. Les coûts de soutien administratif pour un comptable de financement de recherche sont-ils une dépense admissible dans un projet BIP I?

Non. Les frais généraux ne sont pas des dépenses admissibles dans les projets BIP I. Veuillez consulter l’admissibilité des dépenses de chaque programme pour avoir plus de renseignements.

7. Quelles sont les erreurs et failles les plus courantes dans les budgets?

  •  Les dépenses considérées comme non admissibles par les lignes directrices des CEO;
  • Les coûts excessifs ou les budgets qui semblent gonflés ou qui contiennent des dépenses n’étant pas pleinement justifiées;
  • Les renseignements incomplets, soit des espaces laissés en blanc ou des lignes non remplies dans le budget;
  • L’utilisation de catégories et unités budgétaires erronées.

8. Pourquoi dois-je me conformer à la Directive en matière d’approvisionnement dans le SP?

Il s’agit d’une directive émise en 2010 par le gouvernement comme guide de transparence financière dans les décisions et processus d’approvisionnements. Toutes les activités d’approvisionnement impliquant l’utilisation de fonds publics doivent se conformer à cette directive.

Financement de projets et rapports

9. Une fois ma demande approuvée par les CEO, dans combien de temps les fonds seront-ils déposés dans notre compte?

Une fois que l’entente de financement est signée par toutes les parties, les fonds sont normalement déboursés dans les 10 jours ouvrables après réception par les CEO de la contribution au comptant de l’industrie ou de la confirmation de la réception de la contribution  au comptant de l’industrie par l’institution et des renseignements bancaires (le cas échant) transmise aux CEO. Veuillez noter qu’un projet ne démarre pas avant la réception des fonds de l’industrie. Les CEO ne sont pas responsables des coûts subis au cas où un partenaire retire son soutien à la demande.

10. Si un partenaire de l’industrie remet des fonds à une institution pour un projet retiré, l’institution peut-elle appliquer ces fonds à un autre projet en attendant l’approbation des CEO?

Une telle décision est laissée à l’appréciation du partenaire de l’industrie. Veuillez noter que dans certains programmes, la contribution au comptant du partenaire de l’industrie doit être versée directement aux CEO. Dans les cas où la contribution au comptant du partenaire de l’industrie est déjà entre les mains de l’institution, les CEO demandent à l’institution de fournir  une confirmation de réception de la contribution.

11. Les CEO peuvent-ils verser des paiements de projets en $ US?

Les CEO versent le financement de projets uniquement en dollars canadiens.

12. Pourquoi les partenaires de l’industrie doivent-ils payer la TVH sur leurs versements aux CEO?

Parce que les CEO dispensent un service et qu’il est prévisible que le partenaire de l’industrie en retirera des avantages (en termes de propriété intellectuelle ou d’amélioration des processus), l’Agence du revenu du Canada exige que les CEO prélèvent la TVH sur les contributions de l’industrie. Veuillez noter que la TVH est entièrement récupérable par le partenaire de l’industrie à titre de rabais de TVH. Plus amples renseignements sur les rabais et la récupération de la TVH.

13. Les CEO font-ils le suivi des progrès d’un projet une fois qu’il a été approuvé?

Oui, mais les méthodes de suivi varient. Certains programmes exigent de multiples rapports d’étape et un rapport final au terme du projet, comme dans le cas des projets BIP II, Préparation à la commercialisation et tous les programmes échelonnés sur plusieurs années. Dans d’autres cas, comme les projets BIP I, AvantageTALENT et Fonds de démarrage BonDépart, on demande seulement des rapports de fin de projet. Veuillez noter que le suivi des projets porte souvent sur l’utilisation des fonds.

14. Dans les applications BIP I et AvantageTALENT (base académique), le partenaire de l’industrie peut-il envoyer sa contribution au comptant directement à l’institution?

La contribution au comptant du partenaire de l’industrie dans BIP I et AvantageTALENT (base académique) doit être envoyée directement aux CEO. Veuillez noter que les CEO fractureront le partenaire de l’industrie dès que les projets sont approuvés et les ententes de financement doivent être strictement observées.

15. Comment les CEO géreront une situation où le partenaire de l’industrie a déjà versé le comptant à l’institution?

Les CEO expédient une facture aux partenaires de l’industrie pour leur contribution au comptant dès l’approbation des projets. Le partenaire de l’industrie a l’obligation d’envoyer sa contribution au comptant aux CEO tel qu’indiqué dans la lettre d’acceptation. Toutefois, si la contribution au comptant du partenaire est expédiée à l’institution au lieu des CEO, le partenaire de l’industrie a la responsabilité de récupérer l’argent auprès de l’institution et de le remettre aux CEO. Veuillez noter que les CEO ne verseront pas le financement d’un projet tant qu’ils n’auront pas reçu la contribution du partenaire de l’industrie.

16. Lorsque mon projet est achevé, dois-je soumettre un rapport aux CEO?

Oui. Un rapport final est requis pour tous les projets des CEO. À la date de la fin de votre projet, vous recevrez un message vous rappelant de compléter vos rapports finaux. Veuillez noter que le versement du paiement final est conditionnel à la réception de rapports finaux satisfaisants et d’une attestation de l’utilisation des fonds.

17. Lorsque le demandeur a déposé son rapport final, combien de temps faut-il pour que le montant retenu soit libéré?

Les montants retenus sont libérés après un examen satisfaisant des rapports finaux du demandeur et, le cas échéant, du partenaire de l’industrie, et de l’attestation d’utilisation des fonds. 

Prolongation de projet

18. Mon projet s’est terminé il y a quelques mois mais il me reste des fonds dans mon budget que je compte utiliser pour une activité déjà budgétée dans le projet. Dois-je obtenir l’approbation des CEO?

Oui. Une telle demande exige une prolongation de la date finale de votre projet.  Veuillez communiquer avec le gestionnaire en développement commercial de votre projet pour demander une prolongation. Veuillez noter que cela peut exiger une modification à votre rapport final et celui du partenaire de l’industrie et que ces rapports devront être déposés à nouveau s’ils ont déjà été déposés au moment de la date initiale de fin de votre projet.

19. Et si je désire prolonger la date finale de mon projet, que dois-je faire?

Veuillez acheminer votre demande au gestionnaire en développement commercial des CEO chargé de votre projet.

20. Quelles sont les exigences pour l’approbation de la prolongation de la date finale d’un projet et d’une réallocation budgétaire?

Veuillez communiquer avec le gestionnaire en développement commercial chargé de votre projet.